CANAL DE COMMUNICATION.
Ce canal vous permet de signaler/dénoncer des faits dont vous avez connaissance dans le cadre des activités de l’entreprise, si vous avez des soupçons raisonnables que ces faits peuvent constituer une irrégularité d’ordre juridique.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser le lien [+ NOUVELLE COMMUNICATION].
DESTINATAIRES.
Le canal est ouvert aux personnes ayant le statut de salarié, aux travailleurs indépendants, aux actionnaires, aux participants et aux personnes appartenant à l’organe d’administration, de direction ou de surveillance d’une entreprise, y compris les membres non exécutifs. Toute personne travaillant pour ou sous la supervision et la direction d’entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs. Les lanceurs d’alerte qui communiquent ou divulguent publiquement des informations sur des infractions obtenues dans le cadre d’une relation de travail ou statutaire déjà terminée, les bénévoles, les stagiaires, les travailleurs en formation, qu’ils perçoivent ou non une rémunération, ainsi que ceux dont la relation de travail n’a pas encore commencé, dans les cas où les informations sur les infractions ont été obtenues au cours du processus de sélection ou de négociation précontractuelle.
Ce canal permet la présentation de communications par écrit ou oralement, ou les deux.
POLITIQUE ET PROCÉDURE D’INFORMATION.
OXIPLANT dispose d’une politique qui énonce les principes généraux en matière de systèmes internes d’information et de défense des informateurs et qui, à ce titre, est dûment diffusée au sein de l’entité ou de l’organisme et peut être consultée dans les onglets suivants de ce même formulaire.
Il existe également une procédure de gestion des informations reçues, également accessible à partir du formulaire.
RAPPORT DE COMMUNICATION.
Cette solution numérique permet de signaler des faits de manière confidentielle en indiquant son nom et ses coordonnées ou, si vous le souhaitez, de manière 100 % anonyme. Toutes les informations reçues sont traitées de manière confidentielle et sécurisée. Les informations peuvent également être communiquées par écrit, par courrier postal:
Zone industrielle de Somonte,
c/ María González « La Pondala », 18.
33393 – Gijón – Asturies.
À la demande du dénonciateur, la réunion peut également se dérouler en présentiel.
BONNE FOI.
La conscience honnête que des faits graves préjudiciables se sont produits ou peuvent se produire constitue une condition indispensable à la protection du lanceur d’alerte. Cette bonne foi est l’expression de son comportement civique et s’oppose à d’autres actions qui, au contraire, doivent être exclues de la protection, telles que la transmission d’informations fausses ou déformées, ainsi que celles qui ont été obtenues de manière illicite.
PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL.
Le traitement des données à caractère personnel résultant de la mise en place de ce canal de communication est régi par les dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, de la loi organique 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données à caractère personnel et à la garantie des droits numériques, de la loi organique 7/2021 du 26 mai relative à la protection des données à caractère personnel traitées à des fins de prévention, de détection, d’enquête et de poursuite d’infractions pénales et d’exécution de sanctions pénales, et du présent titre.
Les personnes concernées disposent de toutes les informations relatives au traitement des données à caractère personnel liées aux actions ou omissions communiquées par le biais du présent canal de communication.
Tous les employés et parties prenantes d’Oxiplant Centro de Transformación del Acero S.L. doivent se comporter avec intégrité et respecter les lois et les règles internes dans leurs activités quotidiennes. Ils ont également le devoir de coopérer afin d’empêcher toute personne d’agir de manière incorrecte ou contraire à l’intégrité.
C’est pourquoi tous les employés, cadres, collaborateurs, fournisseurs, etc. ont le devoir de signaler toute irrégularité présumée ou tout acte contraire à la légalité ou aux règles internes dont ils ont connaissance.
C’est seulement ainsi qu’il sera possible de vérifier tout soupçon ou doute d’irrégularité et, le cas échéant, de prendre les mesures appropriées pour en réparer les conséquences et éviter que cette irrégularité ne se reproduise à l’avenir, améliorant ainsi l’environnement professionnel, social, éthique et d’engagement envers le respect des lois et des normes. Compte tenu des dispositions de la directive (UE) 2019/1937 du 23 octobre 2019 relative à la protection efficace
des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union européenne, ainsi que la loi 2/2023 du 20 février réglementant la protection des personnes qui signalent des violations réglementaires et la lutte contre la corruption, qui transpose la directive dans le droit espagnol, l’entreprise met en place un canal de communication par lequel les employés, les cadres, et autres parties prenantes peuvent communiquer toute information dont ils ont connaissance, par tout moyen, formel ou non, sur l’existence d’une éventuelle irrégularité, d’un acte contraire à la légalité ou aux règles internes, y compris les éventuelles irrégularités relatives à des questions comptables ou d’audit.
La gestion du canal de communication est régie par les principes de confidentialité des données fournies et des déclarations faites, de respect et de fondement ; ainsi, toute décision prise à partir de leur réception sera raisonnée, proportionnée et tiendra compte des circonstances des faits signalés, dans le plein respect des droits et des garanties dues au dénonciateur et aux personnes concernées, le cas échéant.
De même, la présomption d’innocence est garantie à toutes les personnes concernées. Toute personne qui porte plainte bénéficiera de la protection nécessaire et toute action à son égard pouvant être interprétée comme une menace, une discrimination ou une mesure de représailles sera sanctionnée. Il n’existe pas de format spécifique pour communiquer via le canal de communication, et les communications peuvent être anonymes. Il est recommandé de fournir une description complète des faits dénoncés, d’identifier les personnes présumées concernées ou impliquées dans ceux-ci, le cas échéant, et de fournir des informations concrètes, des dates, des entreprises ou des tiers liés aux faits ou aux actions décrits, afin de faciliter, le cas échéant, la vérification ultérieure des faits faisant l’objet de la communication. Les plaintes déposées de mauvaise foi, en sachant qu’elles sont fausses, feront l’objet de mesures disciplinaires.
Pour connaître le fonctionnement dudit canal de communication, l’entreprise met à votre disposition la procédure élaborée à cet effet, qui en donne une description détaillée.
Compte tenu de l’importance essentielle que revêtent le respect et la protection des données personnelles traitées pour le bon fonctionnement de cette mesure, l’entreprise dispose de mesures techniques et organisationnelles adéquates pour préserver l’identité et garantir la confidentialité des données correspondant aux personnes faisant l’objet d’une enquête sur la base des informations fournies, en particulier l’identité du dénonciateur s’il a été identifié.
Gijón, le 14 novembre 2025.
Signé: Ignacio García Uría
Conformément à: la loi 2/2023 du 20 février régissant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.
TABLE DES MATIÈRES:
1. OBJET
2. DÉFINITIONS
3. APPLICATION
3.1. Champ d’application
3.2. Engagement de l’entreprise pour sa mise en œuvre et sa gestion
3.3. Responsable du système
3.4. Plan de communication
4. TRAITEMENT DES COMMUNICATIONS
4.1. Moyens mis en place pour transmettre les informations
4.2. Traitement des informations reçues
4.3. Enregistrement
4.4. Traitement des données à caractère personnel
5. PROTECTION DU DÉNONCIATEUR
5.1. Interdiction des représailles
01. OBJET.
Cette procédure définit la méthode à suivre pour mettre en place le canal de communication dont dispose l’organisation, conformément au contenu de la directive (UE) 2019/1937. Ce texte précise les lignes directrices visant à établir des règles communes garantissant la protection effective des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union européenne.
De même, le contenu de la loi 2/2023 du 20 février, qui réglemente la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, est repris.
Cette procédure régit le processus nécessaire à la gestion, à la connaissance et à l’efficacité du canal, en établissant des moyens permettant aux membres de l’organisation et aux tiers collaborateurs de signaler de bonne foi et avec des indices raisonnables les actions ou omissions qui comportent des risques ou des violations de la législation en vigueur, en garantissant une protection contre les représailles.
02. DÉFINITIONS.
Informateur: personne qui signale l’existence d’un incident ou d’une irrégularité contraire à la légalité ou aux règles de l’organisation.
Dénoncé: personne à qui l’on attribue la commission présumée d’une irrégularité.
Responsable du système: personne désignée par l’entreprise pour approuver et superviser la procédure, en veillant à l’efficacité du canal de communication.
03. APPLICATION.
3.1. Champ d’application.
Le canal de communication s’applique à tous les informateurs qui travaillent dans l’entreprise et qui ont obtenu des informations sur des infractions dans un contexte professionnel ou lié au travail, notamment :
— Les employés.
— Les actionnaires, les participants et les membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance, y compris les membres non exécutifs.
— Les personnes travaillant sous la supervision de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.
— Les informateurs ayant mis fin à leur relation de travail, les bénévoles, les stagiaires et les travailleurs en formation.
— Les personnes dont la relation de travail n’a pas encore commencé lorsque les informations sont obtenues dans le cadre de processus de sélection.
3.2. Engagement de l’entreprise.
L’entreprise garantira une publicité adéquate des principes généraux de fonctionnement du canal de communication afin que toutes les parties intéressées en aient connaissance.
3.3. Responsable du système.
L’organe administratif désignera la personne physique responsable du système. Sa nomination et sa révocation devront être notifiées à l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte, le cas échéant.
Le responsable du système agira de manière indépendante et autonome, en tant que cadre supérieur assumant ces fonctions en plus de celles propres à son poste.
3.4. Plan de communication.
Une communication efficace est essentielle à la mise en œuvre et à la pérennité du canal. Le plan de communication comprend la diffusion des éléments suivants :
— Politique relative au système interne d’information et à la protection des lanceurs d’alerte.
— Règlement du canal.
— Informations sur son fonctionnement et formulaire de communication.
04. TRAITEMENT DES COMMUNICATIONS.
4.1. Moyens autorisés.
Les communications peuvent être effectuées :
— Par écrit, par courrier postal :
Polígono Industrial de Somonte, C/ María González « La Pondala », 18, 33393 Gijón, Asturies.
— Par voie numérique via la solution SESAME HR.
— Verbalement ou lors d’une réunion en présentiel (en informant de l’enregistrement et du traitement des données).
4.2. Traitement des informations reçues.
Il est recommandé d’utiliser le formulaire « Nouvelle communication ». Une fois reçu, un accusé de réception sera envoyé dans un délai de 7 jours si cela ne compromet pas la confidentialité.
L’organisation archivera la communication en garantissant le secret et la confidentialité, protégeant ainsi l’identité du plaignant et du défendeur.
Analyse préliminaire: le responsable du système évaluera si le traitement est approprié. Les communications non fondées ou anonymes sans données suffisantes seront classées.
Vérification des faits: d’autres services de l’entreprise ou des tiers peuvent être sollicités pour aider à l’enquête.
Résolution:
— Si aucune infraction n’est avérée : classement du dossier.
— Si une irrégularité est constatée : transfert au service des ressources humaines et/ou au service juridique.
La personne concernée sera informée sans que l’identité du dénonciateur ne soit révélée. La durée maximale de l’enquête sera de 3 mois, prolongeable de 3 mois supplémentaires dans les cas complexes.
4.3. Enregistrement.
L’entreprise conservera un enregistrement numérique de toutes les communications et enquêtes, accessible uniquement par décision judiciaire.
4.4. Traitement des données à caractère personnel.
Le traitement sera régi par le RGPD, la loi organique 3/2018 et la loi organique 7/2021.
L’identité de l’informateur restera toujours confidentielle et ne pourra être communiquée qu’aux autorités judiciaires, fiscales ou administratives dans le cadre de procédures judiciaires.
Les données ne seront conservées que pendant la durée strictement nécessaire. Si aucune enquête n’est ouverte dans un délai de trois mois, elles seront supprimées ou anonymisées.
05. PROTECTION DES LANCEURS D’ALERTE.
L’entreprise garantira la protection des personnes qui signalent ou révèlent des infractions lorsque :
— Elles ont des motifs raisonnables de croire que les informations sont véridiques.
— Elles agissent de bonne foi.
Sont exclus les conflits interpersonnels ou les cas fondés sur des rumeurs ou des informations publiques.
5.1. INTERDICTION DE REPRÉSAILLES.
L’entreprise évitera tout acte de représailles, direct ou indirect. Sont considérés comme des représailles les actes qui causent un préjudice professionnel ou lié à l’emploi en raison du statut d’informateur, y compris ceux commis jusqu’à deux ans après la clôture de la procédure. [/ut_icon_tab]
Les données personnelles dont la pertinence n’est pas manifeste pour le traitement d’une information spécifique ne seront pas collectées ou, si elles sont collectées par accident, elles seront supprimées sans délai injustifié.
Le tableau ci-joint fournit les informations visées à l’article 13 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et à l’article 11 de la loi organique 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données à caractère personnel et à la garantie des droits numériques.
RESPONSABLE Oxiplant Centro de Transformación del Acero S.L.
OBJECTIF PRÉVU
Gestion du canal de communication mis en place par l’entreprise.
D.P.O. (DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES)
Excell Compliance S.L. – Ignacio Adaro García
LÉGITIMITÉ
Le traitement des données à caractère personnel, dans le cadre des communications internes, est considéré comme licite en vertu des dispositions des articles 6.1.c) du règlement (UE) 2016/679, 8 de la loi organique 3/2018 et 11 de la loi organique 7/2021, lorsqu’il est obligatoire de disposer d’un système d’information interne conformément aux articles 10 et 13 de la loi.
Si la personne concernée exerce son droit d’opposition, il sera présumé, sauf preuve contraire, qu’il existe des motifs légitimes impérieux justifiant le traitement.
TRANSFERT INTERNATIONAL DE DONNÉES
Aucun transfert international de données ne sera effectué.
DESTINATAIRES DES TRANSFERTS DE DONNÉES
L’accès sera limité exclusivement à:
— Le responsable du système et la personne qui le gère directement.
— Le responsable des ressources humaines ou l’organe compétent, si des mesures disciplinaires sont nécessaires.
— Les autorités compétentes pour les mesures correctives, les plaintes ou les procédures disciplinaires ou pénales.
DROITS
— Droit d’accès aux données personnelles.
— Droit de rectification ou de suppression.
— Droit à la limitation du traitement.
— Droit d’opposition au traitement.
— Droit à la portabilité.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Les données à caractère personnel qui ne sont pas nécessaires pour connaître ou enquêter sur les actions ou omissions signalées ne seront pas traitées.
Les données inutiles seront immédiatement supprimées.
Si des données appartenant à des catégories spéciales sont reçues, elles seront immédiatement supprimées sans être enregistrées ni traitées.
Les données ne seront conservées que pendant le temps nécessaire pour décider s’il y a lieu d’ouvrir une enquête.
Si les informations ou une partie de celles-ci s’avéraient inexactes, elles seraient immédiatement supprimées, sauf si elles pouvaient constituer une infraction pénale.
Au bout de trois mois sans qu’aucune mesure n’ait été prise, les données doivent être supprimées, sauf s’il est nécessaire de conserver des preuves du fonctionnement du système. Les communications non traitées ne peuvent être conservées que sous forme anonymisée.
COMMENT EXERCER VOS DROITS
Demandez les formulaires pour exercer vos droits à l’adresse suivante : dpo@excell.es